¡Bienvenidos a la Guía de recursos para agencias! Si quieren aprovechar al máximo la Cuenta de HealthSherpa para agentes, entonces, este es el lugar indicado. Esta guía es una de las mejores maneras de aprender más sobre las herramientas, la capacitación y la asistencia disponibles. Recomendamos marcar esta página como favorita para consultar en el futuro.
Aquí está todo lo que se incluye en esta guía: también se puede hacer clic en un tema a continuación para ir directo a esa sección:
Descripción general de HealthSherpa para agentes
El objetivo de HealthSherpa es brindar las herramientas y los recursos adecuados para que las agencias puedan administrar su clientela fácilmente y puedan crecer.
La Cuenta de HealthSherpa para agentes gratuita permite:
Rastrear y optimizar los clientes de ACA que tiene la agencia
Ver la actividad de los agentes de todas las líneas descendentes
Mantener a todos los clientes actuales y posibles organizados en un solo lugar
Usar el sitio web con marca propia donde los clientes pueden inscribirse por su cuenta
Obtener cotizaciones rápidas y precisas con estimaciones de subsidios
Extraer fácilmente solicitudes existentes de HealthCare.gov
¡Y mucho más!
Además, desde 2013 somos la plataforma de inscripción de ACA más grande:
Más de 45,000 agentes
Más de 4,800 agencias
Más de 10 millones de inscripciones
$71 mil millones en primas
Para obtener más información, preparamos un breve video con una guía de orientación para navegar por nuestra plataforma y saber cómo HealthSherpa para agentes puede ayudar a aumentar los clientes de la agencia.
También recomendamos consultar estos recursos adicionales para aprovechar al máximo la cuenta de HealthSherpa para agentes:
Crear una nueva cuenta
Crear una cuenta de HealthSherpa para agentes es rápido y fácil. La mayoría de los agentes pueden terminar este proceso en 3-4 minutos. A continuación, indicamos cómo hacerlo:
Paso 1: Ingresar a HealthSherpa y seleccionar el enlace "Para agentes"
Paso 2: Hacer clic en el botón azul "Comenzar la inscripción más rápido"
Paso 3: Ingresar la dirección de correo electrónico y contraseña, y luego hacer clic en "Registrarse" (esta dirección de correo electrónico es la que se usará para entrar a HealthSherpa)
Paso 4: Ingresar nombre personal, nombre de la agencia, número de teléfono preferido y seleccionar cómo se enteró de HealthSherpa
Paso 5: Seleccionar la opción "Crear una nueva cuenta de agencia"
Paso 6: Elegir cada estado y cada agencia en donde tiene licencia y designación como agente (no a nivel de agencia)
Paso 7: Activar el programa de referidos: esta es una gran oportunidad para recibir pagos por las inscripciones de ACA en caso de no tener un contrato con una compañía específica
Paso 8: Ingresar nombre de usuario del Mercado FFM (también conocido como Ingreso al portal de CMS) y proporcionar el NPN individual, no el de la agencia
Paso 9: Pasar por la verificación del Registro Nacional de Productores de Seguros (National Insurance Producer Registry, NIPR) (esto debe estar autorizado para terminar el proceso y poder abrir la cuenta)
Paso 10: ¡¡Felicidades!! ¡Ya está creada la nueva cuenta de HealthSherpa!
Vincular agentes a la cuenta de la agencia
Después de crear una nueva cuenta de HealthSherpa, es hora de invitar a los agentes a que se integren. Para comenzar, ir a la pestaña "Agencia" dentro del panel de control y hacer clic en el botón "Invitar agentes" en el extremo superior derecho.
Desde allí, se puede enviar un correo electrónico invitando a los agentes a integrarse mediante un enlace único que los lleva a crear una nueva cuenta. Una vez que hagan clic en el enlace y sigan los pasos, la cuenta se vinculará automáticamente con la de la agencia.
Otra forma de integrar a los agentes a la cuenta de la agencia es compartiendo el "código de vinculación" de la agencia, que también se puede encontrar en la pestaña "Configuración". Los agentes pueden ingresar el código durante el proceso de creación de la cuenta o más tarde directamente desde la pestaña "Configuración".
Inscripción directa mejorada (Enhanced Direct Enrollment, EDE)
La inscripción directa mejorada (EDE) es una tecnología nueva y emocionante que permite a HealthSherpa integrarse completamente con HealthCare.gov.
Eso significa que las agencias y sus agentes pueden procesar solicitudes, enviar seguimientos y controlar el estado sin salir de HealthSherpa, por lo que facilita y agiliza la administración de clientes de ACA.
A continuación, explicamos cómo activar la opción EDE (un paso importante que deben completar la agencia y los agentes):
Ingresar al panel de HealthSherpa para agentesy hacer clic en el botón "Habilitar EDE" en el extremo superior
Ingresar la información de contacto en la página "verificar identidad" y hacer clic en "continuar"
Esto muestra las preguntas para comprobar la identificación según la historia de crédito personal a través de Experian, que es socio de CMS
Tener en cuenta lo siguiente: Estas preguntas se extraen de los datos personales, por lo que hay que responder con la propia información (no la relacionada con la actividad comercial)
Después de haber comprobado la identificación satisfactoriamente, se vuelve al panel de control y desaparece el botón "Habilitar EDE".
Una vez aprobada la función EDE, HealthSherpa permite hacer directamente lo siguiente:
Comprar planes y presentar solicitudes
Cargar documentos y facilita ver los seguimientos requeridos
Hacer pagos iniciales
Renovar planes mediante solicitudes con datos ya ingresados
Informar cambios de vida
Descargar cartas de elegibilidad y formularios de impuestos 1095-A
¡Y mucho más!
Integrar cuentas del Mercado FFM
CMS ahora requiere autenticación adicional para agentes y agencias. Este cambio aumenta la seguridad y, una vez realizada la autenticación, se puede usar la cuenta de HealthSherpa para agentes como antes, sin que esto afecte las inscripciones.
Si no se completa esta autenticación, no se podrá usar la inscripción directa mejorada (EDE) a través de la cuenta de HealthSherpa. Esto incluye funciones importantes como las siguientes:
Presentación de solicitudes e inscripciones realizadas con EDE
Actualizaciones y cancelaciones de solicitudes realizadas con EDE
Presentación de documentos de seguimiento para solicitudes existentes realizadas con EDE
Revisión y descarga del aviso de elegibilidad
Búsqueda y reclamación
Afortunadamente, este es un proceso rápido y fácil de completar. A continuación, indicamos cómo hacerlo:
Seleccionar la pestaña "Configuración" y hacer clic en el botón "Integrar mi cuenta FFM"
Esto abre una nueva ventana con el portal de "CMS Okta Identity Management" a fin de comprobar la identidad
Ingresar el nombre de usuario y la contraseña de FFM para autenticar y vincular la cuenta de HealthSherpa
Una vez que la cuenta esté integrada, la próxima vez que ingrese a HealthSherpa se verá una marca verde que indica la integración exitosa de la cuenta
Este proceso de autenticación tiene que completarse cada 30 días. A fin de ver la fecha para volver a realizar la autenticación, consultar las configuraciones para “Integración de cuentas FFM” en el Panel de agentes. Para extender la autenticación, hacer clic en "extender mi integración ahora".
Programa de referidos
Nuestro programa de referidos es una manera sencilla de ayudar a los clientes a obtener cobertura de salud de ACA a la vez que se le paga a la agencia por cada inscripción.
Funciona de la siguiente manera:
Ingresar a la cuenta de HealthSherpa para agentes
Seleccionar la pestaña "Bonificaciones" y activar la configuración de referidos.
En la configuración para “Compañía”, elegir qué compañías se desea recomendar
Enviar inscripciones y hacer un seguimiento de los referidos
Por cada conversión, se reciben entre $50 y $200
Eso significa que, si se refieren 10 clientes a HealthSherpa, ¡se pueden recibir hasta $ 1,250!
Después de enviar el primer referido, habrá que configurar los pagos y un formulario W-9 en la página de "Referidos". Se puede enviar el formulario W-9 seleccionando "Enviar W-9" dentro de la pestaña "Bonificaciones".
También es importante saber que el único objetivo de HealthSherpa son las inscripciones en ACA / Mercado de manera que la agencia pueda continuar trabajando con los clientes para cualquier otro producto fuera de ACA. Además, siempre se pueden renovar estos clientes bajo el Agente Registrado propio (Agent Of Record, AOR) el año siguiente.
Nuestro programa de referidos es una gran oportunidad siempre que no exista un contrato con una compañía específica.
Además, en caso de tener licencia pero sin estar certificado por FFM, se puede crear una cuenta de referidos aquí.
Navegar por el panel
¡El panel de HealthSherpa para agentes permite administrar la agencia de una manera más fácil y eficiente!
El panel de control permite:
Inscribir clientes en la cobertura de ACA, enviar seguimientos y controlar el estado
Acceder a nuestra solicitud, la cual fue rediseñada y optimizada para completarla con más rapidez
Usar el sitio web de marca propia para que los clientes puedan inscribirse por su cuenta
Crear una cuenta para referidos y recibir pagos por cada conversión
Extraer rápidamente las solicitudes existentes de HealthCare.gov
Informar cambios de vida y actualizar datos de clientes
Organizar a los posibles clientes en un solo lugar
El administrador principal de la agencia puede controlar algunas configuraciones que están en la pestaña "Agencia" dentro del panel. También, puede otorgar acceso de Administrador a otros agentes a fin de que también puedan controlar estas configuraciones. Las mismas se describen a continuación:
Buscar agentes: Hacer una búsqueda específica de un agente por nombre o NPN
Compartir clientes: otorgar a los agentes acceso a clientes presentes y posibles de los demás
Libro completo de clientes: otorgar a los agentes acceso al libro completo de clientes de toda la agencia
Anular NPN: Ofrecer a los agentes la capacidad de aplicar un NPN principal a las solicitudes.
Exportar informes de agencias: exportar la lista completa de clientes, lista de agencias y DMI destacados
Importar el libro de clientes
Una vez creada la nueva cuenta de HealthSherpa para agentes, se puede importar fácilmente el libro existente de clientes. De esa manera, es posible administrar los clientes presentes y posibles, informar cambios, procesar renovaciones y mucho más directamente desde el panel de control.
A continuación, indicamos cómo importar clientes:
Paso 1: Seleccionar la pestaña "Clientes" seguido de "Importar" a la derecha de la pantalla.
Paso 2: Hacer clic en el botón "Descargar planilla CSV".
Paso 3: Abrir y completar la planilla con los campos obligatorios de cada cliente. (Los campos obligatorios incluyen nombre, apellido, fecha de nacimiento, dirección, ciudad, estado, código postal, nombre del plan, fecha de vigencia y monto bruto de la prima).
Paso 4: Una vez que la planilla esté terminada, hacer clic en el botón "Importar CSV" para cargarla.
A continuación, indicamos cómo importar clientes posibles:
Paso 1: Seleccionar la pestaña "Clientes posibles" (Leads) seguido de "Importar" a la derecha de la pantalla.
Paso 2: Hacer clic en el botón "Descargar planilla CSV".
Paso 3: Abrir y completar la planilla con los campos obligatorios de cada futuro cliente. (Nota: la planilla para clientes presentes es diferente a la de clientes posibles).
Paso 4: Una vez completada la planilla, hacer clic en el botón "Importar CSV" para cargarla.
¡A continuación, basta con actualizar la página para acceder a los clientes presentes y posibles recién cargados!
Se puede confirmar que la importación se realizó correctamente cuando:
Es posible buscar y agregar clientes a la cuenta de HealthSherpa usando el enlace "Buscar en el Mercado" en el extremo superior derecho del panel. Esta es también una gran alternativa a la importación del libro de clientes en caso de querer agregar a un cliente por vez o cuando la agencia o sus agentes trabajan en renovaciones.
Herramientas para comprar e inscribir
La cuenta de HealthSherpa para agentes brinda acceso a potentes herramientas de compra e inscripción que permiten:
Filtrar, comparar y compartir planes fácilmente con los clientes
Acceder a cotizaciones rápidas y precisas con estimación de subsidios
Buscar rápidamente proveedores y medicamentos recetados
Buscar planes de todos los operadores del área
Renovar planes mediante solicitudes con datos ya ingresados
Y mucho más
Para iniciar el proceso de compra e inscripción, basta con hacer clic en el botón "Cotizar" en el extremo superior del panel.
Solicitud rápida y optimizada
HealthSherpa tiene una integración total con HealthCare.gov a través de la inscripción directa mejorada (EDE). Eso significa que, una vez que se obtiene la aprobación de EDE, es posible procesar solicitudes, enviar seguimientos y controlar el estado sin salir de HealthSherpa.
Esta es la razón por la cual nuestra solicitud optimizada es muy popular entre nuestros agentes, la cual fue diseñada para ofrecer más rapidez:
Cada solicitud se sincroniza con HealthCare.gov
Nuestra solicitud se completa más rápido que nunca (9 minutos en promedio)
Todas las solicitudes de renovación tienen datos ya ingresados previamente
Los clientes nunca tienen que ingresar a HealthCare.gov
Renovación fácil
En HealthSherpa, el proceso de renovación es rápido y fácil, lo que ahorra tiempo para concentrarse en otras áreas del negocio.
Funciona de la siguiente manera:
Ingresar a la cuenta de HealthSherpa para agentes y seleccionar la pestaña "Clientes"
Buscar al cliente en cuestión y hacer clic en el botón "Renovar" a la derecha del nombre
A partir de ahí, la solicitud se completa automáticamente
Revisar la solicitud y hacer los cambios que sean necesarios
Elegir un plan y enviar la renovación
Gestión de clientes actuales y posibles
Es importante poder administrar, controlar y hacer un seguimiento fácil de los clientes presentes y posibles. Eso ayuda a mantener un orden, trabajar de manera más eficiente y, lo fundamental, aumentar la cantidad de clientes.
Por eso, dedicamos tanto tiempo a crear herramientas para gestión de clientes actuales y posibles dentro de la cuenta de HealthSherpa para agentes.
Estas son algunas funciones útiles que ya se pueden comenzar a usar:
Retomar una solicitud con un solo clic
Filtrar clientes actuales o posibles para ver el progreso de la inscripción
Importar clientes nuevos o posibles a la cuenta de HealthSherpa para agentes
Agregar notas a cada cliente actual o posible para controlar información importante
Extraer fácilmente solicitudes existentes del Mercado
Ver datos de seguimiento y detalles del plan
Ver y enviar documentos del Mercado
¡Y mucho más!
Sitio web con marca propia para inscripciones
La cuenta de HealthSherpa para agentes brinda acceso al sitio web con marca propia para realizar inscripciones lo cual facilita las búsquedas y las inscripciones por cuenta propia en cobertura médica de ACA.
Funciona de la siguiente manera:
Actualizar fácilmente la propia página de destino personalizada usando la pestaña "Marketing"
Compartir el enlace directo con los clientes y realizar un seguimiento del progreso
Cada solicitud completada automáticamente tiene el NPN correspondiente
Este es el motivo por el cual esta función es tan popular:
Brinda a los clientes la oportunidad de inscribirse por su cuenta
Otorga más tiempo a las agencias para concentrarse en otras áreas del negocio
Es una gran herramienta de marketing y promoción
Facilita el control y el seguimiento de clientes posibles
En caso de ser el administrador de la agencia, es importante saber que todas las solicitudes enviadas a través del sitio web de inscripción tendrán el NPN propio adjunto o la misma configuración de referidos seleccionada. El enlace único se puede compartir con los agentes para que todas las solicitudes generadas por el consumidor estén conectadas a tal NPN y configuración de referidos o se puede usar el propio sitio web de inscripción que estará conectado a la configuración del NPN y de referidos.
Hacer clic aquí para obtener más información sobre el sitio web con marca propia y sobre cómo usar el enlace de marketing directo.
Exportar informes
Los agentes y las agencias pueden exportar el libro completo de clientes, incluidas más de 100 columnas para datos de inscripción. La exportación es un archivo CSV que contiene información del solicitante, detalles del plan, estados de seguimiento y más. Para obtener una descripción de cada columna, consultar los encabezados de esta planilla de Excel. Las exportaciones más grandes pueden tardar más en recibirse.
Estas son algunas razones comunes para exportar el libro de clientes:
Controlar la efectividad
Libro de segmentación de negocios
Conciliar comisiones de agencias
Auditar inscripciones
Informes personalizados
Cómo exportar clientes presentes o posibles como agente:
Seleccionar la pestaña "Clientes" o "Clientes posibles" y hacer clic en el botón "Exportar".
Seleccionar un intervalo de fechas (esto se basa en la última vez que se envió una solicitud)
Hacer clic en el botón "Exportar clientes" o "Exportar clientes posibles"
El informe se envía a la dirección de correo electrónico ingresada
Hacer clic en el enlace dentro del correo electrónico para descargar el archivo
Cómo exportar clientes o clientes posibles como agencia:
Este informe incluye clientes presentes y posibles de cada agente y subagencia de línea descendente y los administradores de la agencia pueden acceder a ellos. A continuación, indicamos cómo descargar este informe:
Seleccionar la pestaña "Clientes" o "Clientes posible"
Hacer clic en el botón "Exportar"
El informe se envía a la dirección de correo electrónico
Hacer clic en el enlace dentro del correo electrónico para descargar el archivo
Cómo exportar la lista de agencias:
Los administradores de agencias pueden exportar la lista de agentes de línea descendente, lo que facilita lo siguiente:
Enviar correos electrónicos a los agentes que tienen cuentas de HealthSherpa vinculadas a la agencia
Comprobar si la configuración de los agentes es correcta
Confirmar que los agentes tienen habilitada la inscripción directa mejorada (EDE)
Evaluar el volumen de inscripciones a nivel de agente de línea descendente
A continuación, indicamos cómo acceder a este informe:
Seleccionar la pestaña "Agencia" dentro del panel de control
Hacer clic en el botón "Exportar" en el extremo superior derecha
Hacer clic en el botón azul "Exportar agentes"
El informe se envía a la dirección de correo electrónico
Hacer clic en el enlace dentro del correo electrónico para descargar el archivo
Cómo exportar problemas de coincidencia de datos (DMI)
Este informe incluye todos los problemas de coincidencia de datos de los últimos dos meses y puede ayudar a la agencia a identificar y resolver rápidamente DMI. Los administradores de la agencia pueden exportar estos datos, que incluyen:
Nombre del agente
ID de la solicitud del FFM del cliente
Tipo del DMI
Estado del DMI
Fecha de vencimiento del DMI
Enlace URL a la "Página con datos del cliente"
A continuación, indicamos cómo acceder a este informe:
Seleccionar la pestaña "Clientes" dentro del panel de control
Hacer clic en el botón "Exportar" a la derecha
Hacer clic en el botón azul "Exportar DMI"
El informe se enviará a la dirección de correo electrónico
Hacer clic en el enlace dentro del correo electrónico para descargar el archivo
También se puede habilitar una función en la pestaña “Configuración” para que los administradores de agencias puedan recibir este informe a través de un correo electrónico semanal.
Cómo asegurar las exportaciones
Recomendamos encarecidamente que todos los agentes y agencias configuren la autenticación de dos factores (2FA). Esto brinda una capa adicional de seguridad a la cuenta de HealthSherpa para agentes. Hacer clic aquí para obtener instrucciones sobre cómo habilitar 2FA.
Herramientas posteriores a la inscripción
Ahora, con la inscripción directa mejorada (EDE), es más fácil gestionar las solicitudes directamente desde HealthSherpa. Después de completar una inscripción, el panel permite hacer lo siguiente:
Hacer pagos iniciales
Cargar documentos de seguimiento
Controlar el estado de documentos
Informar cambios de vida
Ver el historial de solicitudes
Actualizar solicitudes
Cambiar planes
Equipo de asistencia para agentes
La cuenta de HealthSherpa para agentes brinda acceso a nuestro equipo de asistencia para agentes durante todo el año. En caso de tener alguna pregunta, inquietud o algún comentario para compartir, puede comunicarse con nosotros por teléfono chat o correo electrónico
Teléfono: (888) 684-1373
Correo electrónico: agent_support@healthsherpa.com
Chat: puede chatear con nosotros directamente desde su panel de control haciendo clic en el icono de chat en la esquina inferior derecha
¡Gracias!
Gracias por consultar la Guía de recursos para agencias. En caso de preguntas adicionales, comunicarse con nuestro Equipo de Asistencia para agentes al (888) 684-1373 o enviar un correo electrónico a agent_support@healthsherpa.com.