Esta notificación por correo electrónico garantiza que los clientes jamás pierdan un plazo de entrega de documentos de seguimiento.
¿Qué son los documentos de seguimiento?
Cada vez que inscriba a un cliente, es posible que tenga que subir un documento de seguimiento debido a un DMI (por ejemplo, comprobante de ingresos). Cuando inscriba a un cliente durante un período SEP, en general, habrá que subir un documento de seguimiento por un SVI (por ejemplo, comprobante de pérdida de cobertura). Estos seguimientos se podrán ver en el panel de control para agentes.
¿Qué ocurre si no se cargan los documentos?
Los documentos para seguimiento de DMI deben cargarse durante los 90 días después de la inscripción. Si no se cumple el plazo, el cliente puede perder parte o la totalidad del subsidio; en algunos casos, perder la cobertura por completo.
Los seguimientos de SVI deben realizarse en un plazo de 30 días. Si no se cumple el plazo, el cliente perderá la cobertura por completo.
Cómo funciona esta opción
Correo electrónico
Si tiene activada esta función, los clientes que cumplan con los requisitos que se indican a continuación recibirán un correo electrónico 15, 5 y 1 días antes de que se venza el plazo del seguimiento.
Requisitos:
Tener una solicitud activa (no cancelada ni terminada), y
Tener 1 o más documentos de seguimiento en cualquiera de estos 2 estados:
"Acción necesaria" (no se ha cargado ningún documento)
"Documentos insuficientes" (el documento subido ha sido rechazado)
Este es el contenido del correo electrónico. La lista con viñetas contiene cualquier seguimiento cuyo estado esté marcado con la siguiente leyenda: "Acción necesaria" o "Documentos insuficientes". El texto entre [paréntesis] indica el contenido específico de ese cliente o de esa solicitud.
La firma, que se muestra en el ejemplo anterior como "José Gómez", coincidirá con la información de la cuenta (a menos que la agencia la anule; más adelante se explica esto).
Configuración a nivel de agente
Si se desea, se puede acceder a la página de Configuración y buscar esta opción para desactivar o activar este correo electrónico.
Configuración a nivel de agencia
Si el agente no está en una jerarquía de alguna agencia de HealthSherpa, esta opción no se aplica.
Hay 2 maneras de controlar este correo electrónico en la línea descendente en caso de ser administrador principal o administrador de una cuenta de alguna agencia.
1. Controlar si esta función está activada o desactivada
Se puede seleccionar si este correo electrónico está activado o desactivado en toda la línea descendente, o dejarlo a criterio de cada agente. Buscar esta sección en la página de Configuración:
Al seleccionar "Activar" o "Desactivar", los agentes de línea descendente verán un mensaje en la configuración indicando que el administrador de la agencia ha anulado esta función.
2. Controlar la firma del correo electrónico
Algunas veces, hay agencias que quieren controlar la firma del correo electrónico utilizado para esta función, por ejemplo, a fin de transferir todas las llamadas o correos electrónicos al departamento de especialistas que controlan problemas de DMI/SVI.
Para hacer esto, hay que ir a la página de la agencia a fin de configurar las opciones de este correo electrónico y hacer clic en "Ver o Editar correo electrónico". Se abrirá una ventana que permite editar la firma. Cualquier modificación que se realice se aplicará a este correo electrónico de seguimiento, en especial, para toda la línea descendente.
En la firma personal del correo electrónico se pueden usar estos campos de texto para agregar mensajes personales:
[agent_name]
[agency_name]
[agency_phone]
[agent_email]
En caso de incluir alguno (con paréntesis), se completará con información personal del agente con el cual se inscribió el cliente.
¿Tiene alguna pregunta? Comuníquese con el servicio para atención de agentes al (888) 684-1373 o agents@healthsherpa.com